Stand: November 2025
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung durch diesen Chatbot ist:
Internet Marketing Services GmbH, im Folgenden kurz IMS
Nordstraße 17, 31675 Bückeburg
05722 8900 500
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer: Hendrik Tesche, Dr. Matthias Wenthe
Datenschutzbeauftragter:
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.
Datenschutz GmbH Dr. Sebastian Kraska
Büro: Marienplatz 2 80331 München
Sitz: Eschenrieder Str. 62c, 82194 Gröbenzell
Telefon: +49 (0)89 1891 7360 E-Mail:
2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
JAIMS BOT ist eine Marke von IMS und dient der automatisierten Beantwortung Ihrer Anfragen.
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/Vertragserfüllung): Zur Beantwortung Ihrer Anfragen
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Zur Verbesserung der Chatbot-Qualität und Systemsicherheit
3. Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung des Chatbots werden folgende Daten verarbeitet:
3.1 Automatisch erfasste Daten
- IP-Adresse: Wird in Server-Logfiles gespeichert (Speicherdauer: 4 Wochen)
- Session-ID: Temporäre Kennung zur Zuordnung Ihrer Konversation (wird als Cookie gespeichert, nur für die aktuelle Sitzung)
- Technische Metadaten: Browser-Typ, Betriebssystem, Zeitstempel (Server-Logfiles, 4 Wochen)
3.2 Von Ihnen eingegebene Daten
- Chat-Inhalte: Alle Nachrichten, die Sie in den Chat eingeben
- Konversationsverlauf: Der gesamte Dialog zwischen Ihnen und dem Chatbot
Wichtiger Hinweis: Geben Sie bitte keine sensiblen personenbezogenen Daten (z.B. Gesundheitsdaten, Bankdaten, Sozialversicherungsnummern) in den Chat ein.personenbezogenen Daten (z.B. Gesundheitsdaten, Bankdaten, Sozialversicherungsnummern) in den Chat ein.
4. Empfänger der Daten / Weitergabe an Dritte
4.1 Auftragsverarbeiter
Zur Bereitstellung der KI-Funktionalität werden Ihre Chat-Inhalte an folgende Auftragsverarbeiter übermittelt:
KI-Sprachmodell-Anbieter:
- {ai_name}
- Zweck: Verarbeitung und Generierung der Chatbot-Antworten
- Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO
- Datenübermittlung: Nur Chat-Inhalte, keine IP-Adressen oder Session-IDs
Alle Auftragsverarbeiter sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.
4.2 Keine Weitergabe an Drittländer
Ihre Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Die Speicherung erfolgt auf unseren eigenen Servern in Nürnberg, Deutschland.
5. Speicherdauer
| Datenart | Speicherdauer | Rechtsgrundlage |
| IP-Adressen (Server-Logs) | 4 Wochen | Berechtigtes Interesse (IT-Sicherheit) |
| Session-Cookie | Bis zum Ende der Browser-Sitzung | Technisch erforderlich |
| Chat-Verläufe | 12 Monate | Berechtigtes Interesse |
| Anonymisierte Chat-Daten | Unbegrenzt für statistische Zwecke | Kein Personenbezug mehr vorhanden |
6. Cookies und Session-Management
Der Chatbot verwendet ein technisch notwendiges Session-Cookie zur Zuordnung Ihrer Konversation. Dieses Cookie:
- Enthält keine personenbezogenen Daten außer einer zufälligen Session-ID
- Wird automatisch gelöscht, wenn Sie Ihren Browser schließen
- Ist für die Funktion des Chatbots erforderlich (keine Einwilligung notwendig gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG)
Es werden keine Tracking- oder Analyse-Cookies durch den Chatbot gesetzt.
7. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit folgende Rechte:
7.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
7.2 Berichtigung und Löschung (Art. 16, 17 DSGVO)
Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
7.3 Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
7.4 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen Format verlangen.
7.5 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten, die auf berechtigtem Interesse beruht, widersprechen.
7.6 Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 180093-0
E-Mail:
8. Ausübung Ihrer Rechte
Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter:
E-Mail:
Postanschrift: Internet Marketing Services GmbH, Nordstraße 17, D-31675 Bückeburg
Wir werden Ihre Anfrage unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, bearbeiten.
9. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen:
- Verschlüsselte Datenübertragung (SSL/TLS)
- Hosting auf eigenen Servern in Deutschland (Rechenzentrum Nürnberg)
- Regelmäßige Sicherheitsupdates und Backups
- Zugriffsbeschränkungen und Protokollierung
10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Der Chatbot dient ausschließlich der Informationsbereitstellung. Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet.
11. Datenschutzerklärung des Website-Betreibers
Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die Datenverarbeitung durch den JAIMS Chatbot.
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Website, auf der dieser Chatbot eingebunden ist, gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Website-Betreibers. Bitte informieren Sie sich dort über die weitere Datenverarbeitung.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen des Chatbots anzupassen. Die aktuelle Version ist stets unter diesem Link abrufbar.
Letzte Aktualisierung: November 2025
Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer Daten kontaktieren Sie uns gerne:
E-Mail:
Postanschrift: Internet Marketing Services GmbH, Nordstraße 17, D-31675 Bückeburg, Telefon: 05722 8900 500
